一場成功的年會活動，離不開策劃者的統(tǒng)籌規(guī)劃，當(dāng)然也少不了整個(gè)策劃團(tuán)隊(duì)的緊密合作以及后勤工作人員的辛勤付出。為了確保年會活動的順利進(jìn)行，我們在執(zhí)行年會策劃方案時(shí)就要關(guān)注以下幾點(diǎn)要素：

1、預(yù)定年會場地

例如預(yù)定酒店、聚餐地點(diǎn)、團(tuán)建地點(diǎn)和年會內(nèi)容等

2、將確定好的年會時(shí)間地點(diǎn)通知公司全體人員

預(yù)定好年會場地之后，接下來就是把地點(diǎn)時(shí)間公布給公司全體人員，確定員工出行名單，盡早完成來回車程的訂票，或者找好一些服務(wù)商包車也是可以的。

3、員工的出行名單，確定酒店入住名單

如果再入住時(shí)間內(nèi)，部門小組有會議的，要提前上報(bào)安排會議地點(diǎn)；在員工簽到之前，房卡要提前分好，主要為了避免因?yàn)楹灥饺藬?shù)多，導(dǎo)致房卡及簽到臺會搞得很亂；如果簽到臺有禮物發(fā)發(fā)放，可以在簽到表中標(biāo)注好，這樣可以避免誤領(lǐng)、少領(lǐng)、多領(lǐng)的情況發(fā)生。年會的物料要集中放在一起，避免年會工作人員到處找東西找不到。

4、年會負(fù)責(zé)人員要進(jìn)行禮品采購

采購也是一件繁瑣的事情，既然是年會就少不了獎勵，在禮品上的選擇可以考慮參考下專業(yè)的年會顧問組的意見，找一些實(shí)用并且有紀(jì)念價(jià)值意義的禮品。

5、找好與年會相關(guān)主題的素材

先把年會的主題確定好，設(shè)計(jì)的風(fēng)格要統(tǒng)一，確定要好年會主題需要的相關(guān)素材及物料，尺寸和擺放位置也要提前也要確定好。既然是年會，LED屏幕是少不了的，需要提前測試一下LED屏效果，LED屏幕的質(zhì)量不一樣，效果不一樣哦！

6、做好線上預(yù)熱工作

這也是在年度會議上檢測團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力的一部分。年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會，以提高員工對年會的期望。這也是展示公司良好形象的一種方式。

7、白天的會議要組織好

例如分享人員，分享主題，分享每個(gè)部門的秩序。這個(gè)環(huán)節(jié)包括邀請外賓，確認(rèn)出席名單，安排卡片訂購和制作卡，在午餐時(shí)間拍一張集體照片。

8、白天會議時(shí)間安排要適當(dāng)

白天的會議是在上午和下午舉行，因?yàn)闀掷m(xù)很長時(shí)間，除了午餐和休息時(shí)間，圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題，會議的節(jié)奏可根據(jù)情況調(diào)整。此外，在當(dāng)天的會議中，上午和下午將有10-20分鐘的休息時(shí)間。休息期間，你可以準(zhǔn)備一些點(diǎn)心，準(zhǔn)備一個(gè)鐘。休息之后，你可以通過鈴聲告訴大家繼續(xù)進(jìn)入會議。

9、組織好晚宴的節(jié)目

包括各部門的背景音樂、節(jié)目和主持人的選擇，晚宴的LED屏幕應(yīng)與白天的會議不同；在正式會議結(jié)束和晚宴前休息一小時(shí)左右，以便參加表演的同事休息。參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。此時(shí)，其他同事也可以在合影墻前拍照；為了增加晚宴的樂趣，我們可以采取更多的晚宴創(chuàng)新案例。

10、優(yōu)秀員工頒獎環(huán)節(jié)

如果獎勵對象是優(yōu)秀員工，則需要盡快確定相應(yīng)的名單，包括定制的獎品，如證書、獎杯等。為每一位優(yōu)秀員工準(zhǔn)備一份介紹，另一個(gè)是讓每個(gè)人知道為什么同事會得到獎勵。此外，其他部門的領(lǐng)導(dǎo)將頒發(fā)獎品，尤其是那些合作較多的部門，如銷售主管給技術(shù)同事，技術(shù)主管給銷售同事，這反映了部門之間的相互認(rèn)可。

11、抽獎環(huán)節(jié)是熱情高的環(huán)節(jié)，一定要策劃好

晚宴的另一個(gè)重要部分就是抽獎了。如何讓抽獎環(huán)節(jié)更精彩？除了增加禮品的購買量，還可以使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)抽獎。

12、涉及客戶、及合作伙伴的年會

如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請，準(zhǔn)備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位，以及代表們的演講。

13、晚宴的第二天行程安排要提前通知

當(dāng)天的晚餐通常結(jié)束得很晚。畢竟，這是艱難的一年，每個(gè)人都有很多話要說，還有很多酒要喝，如果有第二天的日程安排，通知酒店安排早的服務(wù)，以免影響整個(gè)計(jì)劃的進(jìn)行。

14、接送車輛要預(yù)約好

根據(jù)員工的返程安排，預(yù)約接送車輛，并分趟分地點(diǎn)發(fā)送。

15、要有簡單的活動應(yīng)急預(yù)案

做一些簡單的活動應(yīng)急預(yù)案，至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識，并能做一些基本的急救措施，酒店附近的醫(yī)院等等。

16、年會其他細(xì)節(jié)

在其他年度會議的實(shí)施過程中有很多細(xì)節(jié)。如果處理得當(dāng)，它可以給人們留下好印象。例如，除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發(fā)送給同事之外，它還可以打印一份放在在簽到登記處，每天結(jié)束時(shí)，分別編輯第二天的議程，并通過WeChat群等方式將筆記發(fā)送給每個(gè)人。如果餐是自助餐，請事先與酒店確認(rèn)自助餐可以容納人。

在年會活動策劃執(zhí)行過程中，我們不可避免地會遇到各種臨時(shí)或特殊的要求，由此引起的變化必須及時(shí)傳達(dá)給現(xiàn)場的每一位工作者，這樣才能確保年會活動圓滿落幕。蘇州策上策會展服務(wù)有限公司專業(yè)從事蘇州年會策劃工作，可以根據(jù)用戶需求，制定各種年會方案，如有需要，歡迎隨時(shí)與我們聯(lián)系！